档案库房管理流程

流程解析

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库房管理是保管工作的主要体现形式。企业文书档案大部分时间都被放置于库房内，其保管的主要工作也大都是在库房中完成的。为了方便企业文书档案的存放和查找调阅、提高保管工作的效率，应合理利用企业档案库房的面积及空间，加强库房的管理。

步骤I进行库房布局

库房布局是指对库房的使用安排及对库区房间和保管区段的划分.库房布局要考虑六个方面的要求:

+适应企业文书档案工作实际情况的需要。

+方便企业文书档案工作者履行职责。

+库房区域应尽可能集中.同一基本大类的企业档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间内.

+办公室、阅览室等应靠近库房门及楼梯.

+业务技术用房应尽量布置在库房的一楼。

+利用频率较高的企业档案应存放在靠近办公室的房间里。

库房房间较多的企业档案部门，应编制库位号及库位索引，进行定位管理。库位号一般由房间号、柜架号及搁板号构成。其中，柜架号自房间人口处计，从左到右依次编排;搁板号以一组档案柜架为准，从上到下依次编排。库位号确定后，在此基础上制成库位索引。

步骤2排列柜架

在企业档案库房内，柜架的合理排列和使用，对企业文书档案的保护和利用、对保管工作基本秩序的维护都有直接的影响。排列档案柜架时，应注意以下几个问题:

各种不同形状、不同质地、不同规格的柜架应分类集中使用.

柜架的两端应与墙壁保持一定距离，排列方向应与有窗的墙面垂直.以防阳光的直接照射。

柜架之间通道的宽度要合理、实用，一般在0.9一1.2米之间.同时，通道的安排应呈循环迂回形式，以减轻企业文书档案工作者在调卷或巡查时的负担，并便于在突发情况下抢救和转移档案.

在各层柜架的门板或抽屉外，都应用标签注明该柜架所存放企业档案的类别、范围和档号，以便于企业档案的调卷和归位。

步骤3进行库房安全保障

库房是保存企业档案的基本场所，而且库存的企业档案中又有很多涉及企业的商业秘密，一旦出现失密、泄密或被盗、失火等情况，将给企业造成不可挽回的重大损失。所以，必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间和涉密档案的查阅利用等问题进行必要的限制。

无特殊情况，非库房管理人员原则上不得进人库房。企业档案工作者不得在库房内从事与库房管理工作无关的活动，不得在库房内吸烟、喝水、吃东西等，原则上不得在非工作时间进人库房.库房内要配置报警装置和消防器材，门窗、墙体要坚固，下班时要关好门窗和灯。